Una operación de comercio exterior que va a salir mal casi siempre avisa antes de embarcar, con cuatro señales: un margen muy por debajo del que sueles sacar, un flete muy por encima del que pagas a ese puerto, una fecha de carga que se acerca sin un solo documento y un hito del embarque que pasa su fecha sin que nadie apunte nada. Las dos primeras se pueden ver en cuanto registras el deal con sus costes, aunque falten semanas para cargar.
Ninguna dice que la operación esté perdida. Dicen que hay una pregunta que hacer hoy, cuando todavía se puede renegociar el flete, cambiar de buque o mandar el papel que falta, y no en la liquidación, cuando ya solo queda explicar la pérdida. Abajo están las cuatro con sus umbrales, un ejemplo con fechas y cómo vigilarlas en una hoja.
Las cuatro señales de un vistazo
| Señal | Desde cuándo puede saltar | Con qué se compara | Cuándo avisa |
|---|---|---|---|
| 1. Margen | Desde que el deal tiene precios y costes, también en negociación | Con la media de tus otros deals con costes | Margen negativo, o más de un 40 % por debajo de la media |
| 2. Flete | Desde que el deal tiene flete y cantidad, también en negociación | Con la media por tonelada de tus otros deals al mismo puerto de destino | Más de un 40 % por encima de la media de la ruta |
| 3. Documentos | Cinco días antes de la fecha de carga, ya con el deal confirmado | Con nada: mira si hay algún documento subido | Ninguno a cinco días de la carga o menos |
| 4. Hitos | Con el deal confirmado y sus contenedores dados de alta, desde la reserva (prevista catorce días antes de la carga) | Con la fecha prevista de cada hito | Más de tres días pasada sin fecha real |
Las dos primeras no se comparan con el mercado sino con tus propias operaciones, que es lo que de verdad dice si un deal es raro para ti. Por eso necesitan un mínimo: la media se calcula con al menos otros tres deals, sin contar el que se evalúa. Con menos, una media no significa nada y la señal calla, salvo el margen negativo, que avisa siempre.
Un ejemplo: el deal que avisó tres semanas antes de cargar
Una casa que exporta sésamo a Róterdam negocia 100 toneladas en cinco contenedores de 20 pies: compra a 1.650 USD/t y vende a 1.860 USD/t. Su forwarder le cotiza el flete a 2.000 USD por contenedor y el resto de costes suma 2.400 USD. Sus otros cuatro deals con costes cerraron con márgenes del 9 %, 10 %, 11 % y 12 %, y tres de ellos fueron a Róterdam con fletes de 62, 70 y 68 USD/t. La carga es el lunes 9 de noviembre.
| Fecha | Qué pasa | Señal |
|---|---|---|
| Viernes 16 de octubre | Se registra el deal en negociación, con precios, flete y costes | — |
| Sábado 17 de octubre | Margen del 4,6 % frente a una media del 10,5 %; flete de 100 USD/t, un 50 % por encima de la media de la ruta (66,67 USD/t) | 1 y 2 |
| Jueves 22 de octubre | Se firma el contrato, el deal pasa a confirmado y se dan de alta sus cinco contenedores | — |
| Lunes 26 de octubre | Fecha prevista de la reserva; nadie apunta la real | — |
| Viernes 30 de octubre | La reserva lleva cuatro días de retraso sin fecha real | 4 |
| Miércoles 4 de noviembre | Faltan cinco días para la carga y el deal no tiene ningún documento | 3 |
| Lunes 9 de noviembre | Fecha de carga | — |
Las cuentas: 186.000 USD de venta menos 165.000 de compra, 10.000 de flete y 2.400 de otros costes dejan 8.600 USD, un 4,6 % de margen. El umbral está en el 60 % de la media, 10,5 × 0,6 = 6,3 %, y el deal queda debajo. El flete, 10.000 USD entre 100 toneladas, son 100 USD/t frente a 66,67: un 50 % más, por encima del 40 % que dispara el aviso. Las dos señales llegan veintitrés días antes de la carga y antes de firmar, que es cuando pedir otra cotización todavía cuesta solo una llamada.
Señal 1: el margen se aleja del que sueles sacar
Un margen bajo no siempre es un error: a veces es una operación estratégica o un cliente nuevo al que se le cede algo. La señal pide que esa decisión sea consciente. Hay que compararlo con el GP de deals con costes, porque un deal sin partidas tiene un margen inflado que sube la media y hace parecer bajos a todos los demás. Y en cuanto concilias una factura, hay que usar el importe real y no el presupuestado: así un flete que llega más caro de lo previsto también mueve la señal.
margen < 0 o margen < media de tus otros deals con costes × 0,6Señal 2: el flete se aleja de lo que pagas a ese puerto
El flete se compara por tonelada y por puerto de destino, porque un flete a Róterdam y uno al Callao no son la misma cifra. Con la misma lógica de la media por ruta que sirve para auditar al forwarder, un flete más de un 40 % por encima de lo que pagas habitualmente a ese puerto merece una segunda cotización antes de cerrar.
Que salte no prueba que te cobren de más: el mercado también se mueve. Según la Review of Maritime Transport 2024 de la UNCTAD, el índice de fletes de contenedor desde Shanghái promedió 2.130 puntos en enero de 2024, más del doble que en diciembre de 2023, sobre todo por los desvíos del mar Rojo. Si es el mercado, lo que cambia es el precio de venta o el momento de cerrar; si no lo es, el forwarder.
Señal 3: la carga se acerca y no hay papeles
A cinco días de la carga, un deal confirmado ya debería tener algo: el contrato, la factura proforma, el certificado de origen, el borrador del B/L. Si no hay nada, o los papeles viven en el correo de una persona o no se han pedido. Lo segundo se paga en caja: si cobras contra documentos, cobras cuando están bien. La guía de la Administración de Comercio Internacional de EE. UU. sobre la carta de crédito recuerda que esos documentos son detallados y propensos a errores y discrepancias, y que cualquier error hay que corregirlo y volver a presentarlo.
Señal 4: un hito del embarque pasa su fecha
Cada contenedor recorre seis hitos, de la reserva a la liberación, con una fecha prevista calculada a partir de la carga y la ETA. Si uno pasa más de tres días de su fecha prevista sin fecha real, algo se ha parado: una reserva sin confirmar, un contenedor rolado (que se ha quedado en tierra para la salida siguiente), un B/L sin emitir. En destino, ese retraso es el que acaba en la factura de demurrage que nadie presupuesta.
Cómo vigilarlo en tu hoja de cálculo
Se puede hacer sin ningún sistema si tu hoja tiene una fila por deal con los costes y el puerto de destino. Estos son los pasos:
- Una columna de margen calculada con los costes reales donde ya los tengas, no solo con los presupuestados.
- Una columna de media de margen de los demás deals con costes, sin contar la fila en la que está, y formato en rojo cuando el margen baje del 60 % de esa media o de cero.
- Una columna de flete por tonelada y su media por puerto de destino, también sin la propia fila, en rojo por encima del 140 % de la media. Escribe el puerto siempre igual: «Rotterdam» y «ROTTERDAM, NL» son dos rutas para una fórmula.
- Una columna de aviso de documentos con la fecha de carga menos cinco días, en rojo si se llega a ella y la de documentos está vacía.
- Las columnas de hitos del checklist de embarque, con la de retraso en rojo a partir del cuarto día.
- Una revisión diaria de las filas en rojo, con una nota de qué se ha preguntado y a quién.
Funciona mientras alguien la abre todos los días. Falla en lo mismo que todas las hojas: las medias se rompen al insertar filas, las fechas se dejan de apuntar y nadie mira el rojo de un deal que no es suyo.
Lo que hace Granel con esto, y lo que no
En los planes Growth y Enterprise, Granel revisa cada mañana los deals abiertos con estas cuatro reglas y los mismos umbrales, y avisa a los propietarios y administradores de la organización con un enlace al deal. Usa el importe real de cada partida en cuanto está conciliada, pasa los fletes a la moneda base antes de comparar, deja fuera los deals de ejemplo en las comparaciones y no repite el mismo aviso de un deal en tres días.
Lo que no hace es saber por qué salta una señal: no consulta índices de fletes ni sabe si el mercado se ha movido, la señal de documentos no mira qué hay dentro de ellos —solo si hay alguno— y no conoce un retraso hasta que la fecha prevista pasa sin una real. Tampoco decide nada: la pregunta la sigue haciendo una persona.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se detecta el riesgo de una operación de comercio exterior antes de embarcar?
Comparando cada operación con las tuyas: su margen con tu media, su flete con lo que pagas a ese puerto, sus documentos con la fecha de carga y cada hito con su fecha prevista. Las dos primeras comparaciones se pueden hacer en cuanto el deal tiene costes, semanas antes de cargar.
¿Por qué comparar con mis propios deals y no con el mercado?
Porque un margen o un flete solo son raros respecto a lo que sueles hacer en esa ruta y con ese producto. El mercado sirve después, para saber si la desviación la explica una subida general de fletes o un problema de esa operación.
¿Cuántas operaciones hacen falta para que la media sirva?
Al menos otras tres, sin contar la que evalúas, con costes registrados; para el flete, además, al mismo puerto de destino. Con menos, la media depende demasiado de un solo deal.
¿Qué hago cuando salta una señal?
Hacer la pregunta ese mismo día a quien la puede contestar —el trader, el forwarder, el proveedor— y apuntar la respuesta. Si la desviación está justificada, se deja anotada; si no, aún hay tiempo de renegociar, pedir otra cotización o mandar el papel que falta.