Empecemos por lo que este artículo no dice: que tu forwarder te esté estafando. La mayoría no lo hace. Lo que sí pasa, y pasa constantemente, es que te cobra una tarifa que tú no puedes contrastar con nada, porque tu histórico está repartido en doce hojas de cálculo, una por año o una por cliente, con las partidas agrupadas de forma distinta en cada una. Sin comparables no hay negociación: solo hay una factura y una fecha de vencimiento.
La solución cabe en cuatro pasos y la tienes entera aquí abajo: normaliza el coste a una unidad comparable (euros por tonelada y por contenedor), agrúpalo por ruta, calcula la mediana de tus propios embarques y marca lo que se desvíe por encima de un umbral que tú fijas. Con eso dejas de discutir impresiones y empiezas a discutir números tuyos, que es lo único que un comercial de flete no puede rebatir.
Por qué una factura de forwarder no se audita leyéndola
Una factura de transporte no es una cifra: son entre seis y quince líneas, y casi ninguna se llama igual en dos proveedores. El flete marítimo base viaja junto a recargos que aparecen y desaparecen según la temporada, y algunos son perfectamente legítimos: recargo de combustible, ajuste de divisa, manipulación en terminal, congestión portuaria, subida general de tarifa. Leer esa factura y decidir si es cara es imposible aunque entiendas cada línea, porque el problema no es entenderla: es no tener con qué compararla.
Hay además una trampa de comparación que se come muchas auditorías internas: comparar el total de dos embarques. Dos operaciones al mismo puerto pueden diferir en toneladas, en número de contenedores, en si el flete iba prepagado o a destino y en qué partidas quedaron dentro del precio del forwarder y cuáles pagaste tú por separado. El total no es comparable casi nunca; la unidad, sí.
La unidad que sí es comparable
Convierte cada embarque a coste de flete por tonelada y por contenedor, y no mezcles rutas. El flete a Róterdam y el flete a Callao no se comparan entre sí ni en un buen año: son mercados distintos, con capacidad distinta y estacionalidad distinta. La agrupación correcta es por puerto de destino (POD); si tu volumen lo permite, afina más y agrupa por par de puertos y tipo de contenedor.
| Embarque | Contenedores | Toneladas | Flete total | €/contenedor | €/tonelada |
|---|---|---|---|---|---|
| Marzo | 3 | 75 | 7.350 € | 2.450 € | 98 € |
| Mayo | 2 | 50 | 5.000 € | 2.500 € | 100 € |
| Julio | 4 | 100 | 13.200 € | 3.300 € | 132 € |
La mediana de la ruta son 100 €/t, así que el embarque de julio sale un 32% por encima. Esa cifra no demuestra nada por sí sola —julio puede ser temporada alta en esa ruta—, pero es la pregunta que le llevas al forwarder, y es una pregunta que no podías formular cuando solo tenías tres totales de 7.350 €, 5.000 € y 13.200 €, que parecían tres operaciones de tamaños distintos y ya está.
Construir la media histórica en tu propia hoja
No necesitas un sistema para empezar. Necesitas una tabla plana con una fila por embarque y estas columnas mínimas: fecha de carga, puerto de destino, contenedores, toneladas, flete total y proveedor. Una fila por embarque, no una hoja por embarque: si cada operación vive en su propia pestaña, no hay fórmula que las compare.
- Vuelca los dos últimos años en esa tabla. Solo embarques facturados, con la factura final del transporte en la mano: las estimaciones contaminan la media y son justo lo que estás intentando auditar.
- Añade una columna
€/tcon= Flete total / Toneladasy otra€/contcon= Flete total / Contenedores. - Calcula la referencia por ruta con una mediana condicional y compárala con cada embarque.
- Ordena por desviación descendente y mira las cinco primeras filas. Ahí está toda la conversación que vas a tener con tu proveedor.
=MEDIANA(SI(Tabla[POD]=$B$2; Tabla[€/t]))
Fórmula matricial: confírmala con Ctrl+Mayús+Intro en versiones
antiguas de Excel. Desviación de cada embarque:
= ([€/t] / mediana_ruta) - 1Cuánta desviación es sospechosa
No hay un número universal, y quien te lo dé sin ver tu histórico está adivinando. Lo que sí puedes hacer es fijar un umbral de triaje: un porcentaje por encima del cual una operación deja de pasar desapercibida y alguien la mira. En Granel ese umbral es el 40% sobre la media de la ruta, y hace falta un mínimo de tres embarques comparables antes de que la comparación se active siquiera.
Los dos números tienen la misma lógica detrás: un umbral bajo con poco histórico genera avisos constantes que el equipo aprende a ignorar en dos semanas, y una alerta que se ignora es peor que ninguna alerta. Es preferible marcar pocas operaciones y que cada una merezca una llamada.
Qué pedir cuando la desviación se sostiene
- El desglose por concepto del embarque caro y el de uno barato de la misma ruta. No pidas explicaciones: pide las dos facturas abiertas, línea por línea, y compáralas tú. La diferencia casi siempre está en una línea concreta, no repartida.
- La tarifa contratada frente a la aplicada. Si tienes acuerdo de tarifa, comprueba qué recargos quedaban dentro y cuáles fuera. Es el punto donde más se cuelan los importes que nadie revisó.
- La fecha de aplicación de cada recargo. Un recargo general de tarifa aplicado a un embarque reservado antes de su entrada en vigor es un error de facturación corriente y se corrige sin discusión.
- Una cotización de contraste de otro proveedor para esa ruta, aunque no vayas a cambiar. El objetivo no es amenazar: es saber si tu mediana histórica está por encima del mercado actual, porque en ese caso el problema no es el embarque de julio, son todos.
Y una observación que vale más que las cuatro anteriores: haz esto antes de pagar. El mismo argumento, con la factura pendiente, se resuelve con una nota de crédito; tres meses después, se resuelve con una promesa de compensarlo en el siguiente embarque, que es otra manera de decir que no.
Cuándo la hoja de cálculo deja de poder con esto
El método de arriba funciona. Lo que no escala es mantenerlo: cada embarque nuevo hay que teclearlo en la tabla plana, cada factura hay que desglosarla a mano, y la comparación solo existe el día que alguien se acuerda de abrir el fichero. En la práctica se hace dos veces —al montarlo y seis meses después— y entre medias se pagan las facturas sin mirar.
La versión automática de este mismo cálculo es lo que hace Granel: al registrar los costes de cada deal, la partida de flete se identifica por su etiqueta, se normaliza a euros por tonelada y se compara con la media de tu organización para ese mismo puerto de destino. Cuando un embarque supera el 40% sobre esa media —y hay al menos tres comparables en la ruta— aparece una alerta diaria para los propietarios y administradores de la organización (las alertas se incluyen en los planes Growth y Enterprise). Es exactamente la tabla de este artículo, recalculada sola cada día sobre todos tus embarques en vez de sobre los veinte que te dio tiempo a teclear.
Lo importante, con herramienta o sin ella, es el orden: primero estructura el histórico, después compara por ruta, y solo entonces discute la factura. Si empiezas por la discusión, la única cifra sobre la mesa es la suya.