Si llevas tus operaciones en Excel, hay cinco fallos que aparecen una y otra vez y que tienen algo en común: no rompen la hoja. No sale un #¡REF! ni un #¡VALOR!. La hoja sigue devolviendo un número con buena pinta, y ese número acaba en el informe mensual, en la conversación con el banco y en la decisión de repetir una ruta que en realidad daba pérdidas.
Los cinco son: rangos que se quedan cortos al insertar filas, tipo de cambio fijado a mano, comisiones olvidadas, flete estimado que nunca se actualizó y costes de estructura sin imputar. Abajo tienes qué es cada uno, la comprobación exacta para cazarlo en tu propio fichero y cuánto cuesta cuando se cuela. Con una tarde y tus últimos veinte deals cerrados tienes la auditoría hecha.
Antes de empezar: monta la auditoría en 20 minutos
No audites la hoja entera. Coge una muestra y compárala contra los documentos: las facturas de cada coste, y el extracto bancario para confirmar que se pagaron. El orden importa —deal, factura, pago—, porque el banco por sí solo no te dice a qué deal pertenece un movimiento: verás pagos agrupados de cinco operaciones, anticipos, notas de crédito posteriores y facturas contabilizadas que aún no han salido de la cuenta. La factura es la que dice cuánto costó; el banco, que se liquidó.
- Elige los 20 últimos deals cerrados y cobrados. Cerrados, no en curso: necesitas que exista la factura final de cada coste. Veinte es una primera criba, no una auditoría completa: si aparece un fallo sistémico, amplía hasta la fecha en que cambió la plantilla o el proceso.
- Haz una copia del fichero y trabaja sobre ella. Vas a tocar fórmulas y no quieres hacerlo sobre el original.
- Añade cinco columnas nuevas a la derecha:
GP hoja,GP recalculado,Error €(GP hoja − GP recalculado),Error sobre ventas(Error € / Ventas) yCausa. Mide el error sobre ventas, no sobre el GP: cuando el margen de un deal roza el cero, dividir entre él devuelve porcentajes de tres cifras que no significan nada. - Para cada deal, recalcula el margen desde cero con las facturas reales en la mano. Si no quieres montar la fórmula, usa la calculadora del final del artículo: introduces cantidad, precios y partidas, y te da GP, GP% y GP por tonelada.
- Ordena por
Error €en valor absoluto, de mayor a menor. Los tres primeros te van a contar toda la historia.
1. El rango que se quedó corto al insertar una fila
Es el fallo más común y el más silencioso. La hoja suma las partidas de coste con algo del estilo =SUMA(D5:D16). Un día añades una partida nueva —una inspección, un recargo de congestión— y la insertas debajo de la última, en la fila 17. Excel no siempre extiende el rango, y la suma sigue llegando hasta la 16. Esa partida existe, se paga, se ve en pantalla y no entra en el total.
La solución de fondo no es vigilar el rango: es que no pueda quedarse corto. Selecciona el bloque de partidas y pulsa Ctrl+T para convertirlo en una Tabla de Excel. Entonces la suma se escribe así:
=SUMA(TablaCostes[Importe])
La referencia crece sola al añadir filas: no hay rango que actualizar.Si prefieres no rehacer la plantilla ahora mismo, Excel ya te avisa: cuando una fórmula deja fuera celdas contiguas con números, marca la celda con un triángulo verde y el aviso «La fórmula omite celdas adyacentes». Casi todo el mundo lo tiene desactivado o lo ignora. Vuelve a activarlo en Archivo → Opciones → Fórmulas y repasa los avisos de tus veinte deals. Entre la Tabla y ese aviso, este fallo deja de aparecer casi por completo: es el que mejor se ataja de los cinco.
2. El tipo de cambio que alguien fijó a mano
Este es el que más dinero mueve, con diferencia. Compras en dólares y vendes en euros, o al revés, y en algún momento alguien escribió el tipo de cambio directamente en una celda para cerrar el mes. Esa celda se copió al deal siguiente, y al siguiente, y ahí sigue.
Un contenedor de nuez con cáscara, 24 toneladas, compra en dólares y venta en euros. EUR/USD 1,08 significa que un euro son 1,08 dólares, así que la compra en dólares se divide por el tipo:
| Concepto | Con EUR/USD 1,08 (real) | Con EUR/USD 1,18 (celda vieja) |
|---|---|---|
| Venta: 2.950 €/t × 24 t | 70.800 € | 70.800 € |
| Compra: 2.750 $/t × 24 t | 66.000 $ | 66.000 $ |
| Compra convertida a euros | 61.111 € | 55.932 € |
| Margen bruto aparente | 9.689 € | 14.868 € |
El margen aparece un 53% más alto de lo que es, y no hay ni un solo número mal escrito: la venta es correcta, la compra es correcta, la fórmula es correcta. Solo el tipo de cambio es de hace ocho meses. Si esa celda se arrastró a los cuarenta contenedores del año, esos 5.179 € por contenedor son más de 200.000 € de margen que nunca existió. Por eso, cuando encuentres uno, toca revisar el resto.
La comprobación: busca en tu hoja todas las celdas de FX que sean números escritos a mano. En Excel, Buscar y seleccionar → Ir a especial → Constantes → Números sobre la columna de tipo de cambio te las marca todas. Que el tipo esté escrito a mano no lo convierte en un error: congelar el tipo realmente aplicado a un deal cerrado es buena práctica, y mejor que dejarlo colgando de una tabla que se actualiza sola. El problema es el tipo sin fecha y sin fuente, porque entonces nadie puede decir si es el correcto. Añade cuatro columnas —FX aplicado, Fecha FX, Fuente FX y Tipo (spot, pricing, cobertura o liquidación)— y recalcula solo los deals que no puedas justificar.
3. Las comisiones que nadie metió en la hoja
Las comisiones de compra y de venta se pactan por teléfono, se liquidan por transferencia semanas después y se registran en contabilidad, no en la hoja del deal. Resultado: el margen del Excel es el margen antes de comisiones, pero se lee como si fuera el final.
Con 25 $/t de comisión de venta y 20 $/t de comisión de compra sobre 24 toneladas son 1.080 $ por contenedor. En el ejemplo de arriba eso es en torno al 10% del margen bruto, todos los meses, en todos los deals.
La comprobación no está en la hoja, está en las liquidaciones: pide a cada broker el detalle de lo cobrado por tus veinte deals y crúzalo deal a deal contra la columna de comisiones de tu Excel. No compares totales por trimestre: como las comisiones se pagan semanas después, los pagos de un trimestre corresponden a deals del anterior y esa resta no cuadra nunca, tengas o no un problema. El extracto bancario sirve para confirmar que la liquidación se pagó, no para saber a qué deal pertenece.
4. El flete que se estimó una vez y se quedó ahí
El flete marítimo se presupuesta al cotizar, meses antes de embarcar, y es una de las partidas de coste más volátiles del deal. Cuando llega la factura del transitario con el importe real, casi nadie vuelve a la hoja del deal a corregir la estimación: el deal ya está "cerrado" mentalmente.
El síntoma es fácil de reconocer: si en tu hoja el flete de varios deals distintos es exactamente la misma cifra redonda, sospecha de una estimación copiada. Puede no serlo —con un contrato de tarifa fija por ruta, esa repetición es correcta—, pero merece que lo confirmes contra la factura.
La comprobación: añade una columna Flete real al lado de la de flete, rellénala con las facturas del transitario de esos veinte deals y calcula la desviación.
=SI(Flete_estimado=0;"";(Flete_real-Flete_estimado)/Flete_estimado)
Ordena de mayor a menor y mira los cinco primeros.Esa misma columna te sirve para lo siguiente que vas a querer hacer: tener una media histórica por ruta y por puerto, que es la única forma de saber si una factura concreta se ha ido de precio o si es el mercado el que se movió.
5. Los costes de estructura que no se imputan a ningún deal
Oficina, sueldos, software, seguros generales. No pertenecen a ningún deal en concreto, así que no aparecen en ninguna hoja de deal. El margen bruto por operación sale bien, y aun así el año cierra peor de lo que decían las hojas sumadas.
Aquí no hay error de fórmula: hay una diferencia entre cosas que se llaman parecido. El spread comercial es la venta menos la compra. El GP o margen bruto es lo que queda después de restarle también los costes directos del propio deal: flete, comisiones, tasas, seguros. Y el EBIT resta además la estructura —oficina, sueldos, software— que ninguna hoja de deal recoge. Si tu estructura cuesta 18.000 € al mes y cierras ocho contenedores, a cada uno le tocan 2.250 € de coste de capacidad: un 23% de esos 9.689 € de spread.
La comprobación: coge el gasto fijo mensual de tu cuenta de resultados, divídelo entre el número de operaciones de ese mes y réstalo del margen de cada una. Repartir a partes iguales es una primera aproximación, no una verdad contable: un contenedor con una inspección y dos reclamaciones no consume la misma estructura que otro que sale solo. Cuando quieras afinar, reparte por toneladas, por facturación o por días de capital empleado. Y ojo con los intereses de la línea de crédito: son coste financiero, van por debajo del EBIT, y se imputan mejor como capital empleado × coste anual × días / 365 que a partes iguales.
Qué hacer con el resultado
Al terminar tendrás tus veinte deals ordenados por desviación. Lo que hagas después depende de lo que veas:
- Si el fallo se repite en todos los deals (típico del tipo de cambio y de las comisiones), es un problema de diseño de la hoja. Se arregla una vez, en la plantilla, y se recalcula el histórico.
- Si el fallo aparece solo en deals concretos (típico del rango roto y del flete), es un problema de proceso. Necesitas un punto de control: nadie cierra un deal sin la factura real del transitario cargada.
- Si el error medio es material, avisa a quien tome decisiones con ese número antes de tocar nada más. Mira dos cifras, no una: el error absoluto medio —promedio de
ABS(error)— te dice si el proceso es fiable, y el sesgo —promedio del error con su signo— hacia dónde falla. Una media firmada de cero puede esconder un +20% y un −20%. Aquí el sesgo suele salir positivo, y no por casualidad: los cinco fallos omiten o subestiman costes, así que todos empujan el margen hacia arriba.
Y una regla que vale más que las cinco comprobaciones juntas: separa siempre el coste estimado del coste real en dos columnas distintas. La mayoría de las hojas de trading tienen una sola columna de coste que se va pisando, y por eso no pueden cerrar el círculo ni aprender de lo que pasó. Con dos columnas, la auditoría deja de ser una tarde de trabajo y pasa a ser una resta automática.
Metodología y límites de este artículo
Las cinco familias de fallo salen de revisar hojas de cálculo reales de exportación de agrícolas entre LATAM y Europa, con la estructura habitual del sector: una pestaña por deal, precios de compra y venta, y entre diez y quince partidas de coste con bases distintas (por contenedor, por tonelada y por embarque).
Las cifras del artículo son un ejemplo reproducible, no una media de mercado: puedes rehacer cada cálculo con los números que aparecen en las tablas y te dará lo mismo. Los precios y costes son órdenes de magnitud típicos de nuez con cáscara en contenedor de 24 toneladas, no una cotización. Cuando publiquemos porcentajes agregados de errores, será con muestra declarada y método publicado; con un puñado de clientes, cualquier porcentaje sería estadística de salón.