Si llevas tus operaciones en Excel, hay cinco fallos que aparecen una y otra vez y que tienen algo en común: no rompen la hoja. No sale un #¡REF! ni un #¡VALOR!. La hoja sigue devolviendo un número con buena pinta, y ese número acaba en el informe mensual, en la conversación con el banco y en la decisión de repetir una ruta que en realidad daba pérdidas.
Los cinco son: rangos que se quedan cortos al insertar filas, tipo de cambio fijado a mano, comisiones olvidadas, flete estimado que nunca se actualizó y costes de estructura sin imputar. Abajo tienes qué es cada uno, la comprobación exacta para cazarlo en tu propio fichero y cuánto cuesta cuando se cuela. Con una tarde y tus últimos veinte deals cerrados tienes la auditoría hecha.
Antes de empezar: monta la auditoría en 20 minutos
No audites la hoja entera. Coge una muestra y compárala contra la realidad, que es lo único que no miente: las facturas y los extractos bancarios.
- Elige los 20 últimos deals cerrados y cobrados. Cerrados, no en curso: necesitas que exista la factura final de cada coste.
- Haz una copia del fichero y trabaja sobre ella. Vas a tocar fórmulas y no quieres hacerlo sobre el original.
- Añade cinco columnas nuevas a la derecha:
GP hoja,GP recalculado,Diferencia,% diferenciayCausa. - Para cada deal, recalcula el margen desde cero con las facturas reales en la mano. Si no quieres montar la fórmula, usa la calculadora del final del artículo: introduces cantidad, precios y partidas, y te da GP, GP% y GP por tonelada.
- Ordena por
% diferenciade mayor a menor. Los tres primeros te van a contar toda la historia.
1. El rango que se quedó corto al insertar una fila
Es el fallo más común y el más silencioso. La hoja suma las partidas de coste con algo del estilo =SUMA(D5:D16). Un día añades una partida nueva —una inspección, un recargo de congestión— y la insertas debajo de la última, en la fila 17. Excel no siempre extiende el rango, y la suma sigue llegando hasta la 16. Esa partida existe, se paga, se ve en pantalla y no entra en el total.
Se detecta en treinta segundos con una fila de control. En una celda libre, resta la suma de la columna entera menos la suma del rango que usa tu fórmula:
=SUMA(D:D) - SUMA(D5:D16) - D_total
(debe dar exactamente 0; si da otra cosa, hay filas fuera del rango)Pon esa comprobación en todas las hojas de deal y ponle formato condicional en rojo cuando no sea cero. Es la única de las cinco que se puede blindar del todo dentro del propio Excel.
2. El tipo de cambio que alguien fijó a mano
Este es el que más dinero mueve, con diferencia. Compras en dólares y vendes en euros, o al revés, y en algún momento alguien escribió el tipo de cambio directamente en una celda para cerrar el mes. Esa celda se copió al deal siguiente, y al siguiente, y ahí sigue.
Un contenedor de nuez con cáscara, 24 toneladas, compra en dólares y venta en euros:
| Concepto | Con EUR/USD 1,08 (real) | Con EUR/USD 1,18 (celda vieja) |
|---|---|---|
| Venta: 2.950 €/t × 24 t | 70.800 € | 70.800 € |
| Compra: 2.750 $/t × 24 t | 66.000 $ | 66.000 $ |
| Compra convertida a euros | 61.111 € | 55.932 € |
| Margen bruto aparente | 9.689 € | 14.868 € |
El margen aparece un 53% más alto de lo que es, y no hay ni un solo número mal escrito: la venta es correcta, la compra es correcta, la fórmula es correcta. Solo el tipo de cambio es de hace ocho meses. Sobre cuarenta contenedores al año, esos 5.179 € por contenedor son más de 200.000 € de margen que nunca existió.
La comprobación: busca en tu hoja todas las celdas de FX que sean números escritos a mano en lugar de una referencia a una tabla de tasas con fecha. En Excel, Buscar y seleccionar → Ir a especial → Constantes → Números sobre la columna de tipo de cambio te las marca todas. Cada una que aparezca es un deal a recalcular.
3. Las comisiones que nadie metió en la hoja
Las comisiones de compra y de venta se pactan por teléfono, se liquidan por transferencia semanas después y se registran en contabilidad, no en la hoja del deal. Resultado: el margen del Excel es el margen antes de comisiones, pero se lee como si fuera el final.
Con 25 $/t de comisión de venta y 20 $/t de comisión de compra sobre 24 toneladas son 1.080 $ por contenedor. En el ejemplo de arriba eso es en torno al 10% del margen bruto, todos los meses, en todos los deals.
La comprobación no está en la hoja, está en el banco: exporta los movimientos del último trimestre, filtra los pagos a brokers y agentes, y suma. Compara ese total con la suma de la columna de comisiones de tu Excel en el mismo periodo. Si no cuadran, ya sabes de cuánto es el agujero.
4. El flete que se estimó una vez y se quedó ahí
El flete marítimo se presupuesta al cotizar, meses antes de embarcar, y es la partida más volátil de todas. Cuando llega la factura del transitario con el importe real, casi nadie vuelve a la hoja del deal a corregir la estimación: el deal ya está "cerrado" mentalmente.
El síntoma es fácil de reconocer: si en tu hoja el flete de varios deals distintos es exactamente la misma cifra redonda, no es un dato, es una estimación que se copió.
La comprobación: añade una columna Flete real al lado de la de flete, rellénala con las facturas del transitario de esos veinte deals y calcula la desviación.
=(Flete_real - Flete_estimado) / Flete_estimado
Ordena de mayor a menor y mira los cinco primeros.Esa misma columna te sirve para lo siguiente que vas a querer hacer: tener una media histórica por ruta y por puerto, que es la única forma de saber si una factura concreta se ha ido de precio o si es el mercado el que se movió.
5. Los costes de estructura que no se imputan a ningún deal
Oficina, sueldos, software, seguros generales, la línea de crédito. No pertenecen a ningún deal en concreto, así que no aparecen en ninguna hoja de deal. El margen bruto por operación sale bien, y aun así el año cierra peor de lo que decían las hojas sumadas.
Aquí no hay error de fórmula: hay una diferencia entre dos cosas que se llaman parecido. El GP es lo que deja la operación. El EBIT es lo que queda después de pagar la estructura que hace posible operar. Si tu estructura cuesta 18.000 € al mes y cierras ocho contenedores al mes, cada contenedor arrastra 2.250 € de coste de capacidad. Sobre un margen bruto de 9.689 €, eso es el 23%.
La comprobación: coge el gasto fijo mensual de tu cuenta de resultados, divídelo entre el número de operaciones de ese mes y réstalo del margen de cada una. Ese es el número que deberías estar mirando cuando decides si una ruta merece la pena.
Qué hacer con el resultado
Al terminar tendrás tus veinte deals ordenados por desviación. Lo que hagas después depende de lo que veas:
- Si el fallo se repite en todos los deals (típico del tipo de cambio y de las comisiones), es un problema de diseño de la hoja. Se arregla una vez, en la plantilla, y se recalcula el histórico.
- Si el fallo aparece solo en deals concretos (típico del rango roto y del flete), es un problema de proceso. Necesitas un punto de control: nadie cierra un deal sin la factura real del transitario cargada.
- Si la diferencia media supera el 5%, tu informe mensual lleva meses siendo optimista. Antes de tocar nada más, avisa a quien tome decisiones con ese número.
Y una regla que vale más que las cinco comprobaciones juntas: separa siempre el coste estimado del coste real en dos columnas distintas. La mayoría de las hojas de trading tienen una sola columna de coste que se va pisando, y por eso no pueden cerrar el círculo ni aprender de lo que pasó. Con dos columnas, la auditoría deja de ser una tarde de trabajo y pasa a ser una resta automática.
Metodología y límites de este artículo
Las cinco familias de fallo salen de revisar hojas de cálculo reales de exportación de agrícolas entre LATAM y Europa, con la estructura habitual del sector: una pestaña por deal, precios de compra y venta, y entre diez y quince partidas de coste con bases distintas (por contenedor, por tonelada y por embarque).
Las cifras del artículo son un ejemplo reproducible, no una media de mercado: puedes rehacer cada cálculo con los números que aparecen en las tablas y te dará lo mismo. Los precios y costes son órdenes de magnitud típicos de nuez con cáscara en contenedor de 24 toneladas, no una cotización. Cuando publiquemos porcentajes agregados de errores, será con muestra declarada y método publicado; con un puñado de clientes, cualquier porcentaje sería estadística de salón.